業務内容というものは、日々同じことを繰り返しているようですが、全く同じ内容の仕事になることはほぼありえないと言っても過言ではないでしょう。

逆に、ちょっとした問題で大きく対応が変化することさえあります。

 

24時間毎日管理をすることはとても大変なことです。その為にも1人の担当者につき最低3人体制以上で行うようにすることが大切になってきます。

情報共有を含めた、ローテーション体制を築いていくことです。

 

これは拘束時間の為というよりも、公休と病欠が絡んだ時の為にも、3人以上で構成していれば何かあっても対応できるということからです。

2人のみで構成している場合、なにかあっても休めなくなり、モチベーションを含め会社にとってもマイナス要因にしかなりません。

 

必要最低限の人数を確保することを第1に、次は引き継ぎのポイントを考えていきます。

 

 

なにかあればすぐメモを取り、忘れないようにしておく

ここでは綺麗にメモを取る必要はありません。自分だけが読める文字でも良いのです。なにより大事なのは、その事柄であったり、すべきことを記しておく重要性です。

絶対に忘れてはいけない、漏れてはいけないことなどは、すぐにメモを取り、なるべく聞き返さないでおくようにしましょう。

後の引き継ぎの際には、ポイントを纏めて記せるようにしておくことが大切です。

 

 

誰にでも分かりやすい表現や言葉にし、細かい部分まで記しておく

一番大事なことですが、引き継ぎの際には発生、対応、現状の状態を詳細に通達しなければなりません。

引き継ぎを受けた者が、すべての物事の把握を出来る状態にしてあげることが大切です。

 

たとえば引き継ぎを受けた担当者が連絡を受けておらず、些細なことでトラブルになってしまうケースも珍しくありません。

もしそのトラブルがもとで大事になってしまえば、会社の信用問題にまで発展してしまうことでしょう。

 

担当する業務内容にもよりますが、細かい部分まで通達してくれた方が、お互いの人間関係の向上、更には業務効率化など、会社にとってもメリットになることばかりです。

こんなことまで言っといた方が良いのかなんて思わず、全て通達するぐらいの引き継ぎの方がいいでしょう。

 

引き継ぎに立ち会えない場合の為に、メールや文章にして残しておく

休みの入れ替わりなどで直接会って話せない場合も出てきます。そういうときの為にも大丈夫なように、メールや文章などで記しておくことが大切になってきます。

常に業務を円滑に進める為にも、不明な点を明瞭化させておくだけで全然変わってきます。

引き継ぎ後の対応の為にも、大事なことは事前連絡いれるなど、少しでもトラブルが起きないようにしておきましょう。

 

ひとえにポイントといっても様々な事が考えられます。

起こりうる事柄も1つのポイントとして抑え、様々な要因にも対応できるよう、しっかりと引き継ぎできるようにしていきましょう。