お久しぶりです。久しぶりの更新になってしまいましたが、皆さんいかがお過ごしでしょうか？最近は業務が立て込んでて火の車状態です。人間、体一つでは何をするにしても限界があるということを思い知らされます。

業務といえば、皆さんは業務の効率化は出来ていますか？業務を全て自分一人で自動化出来ている人も中にはいらっしゃるかも知れませんが、恐らく全ての管理者の問題ではないかなと感じています。自動化できるスキルはとても重宝される存在です。

如何に効率良くこなせるか、日々自問自答していることでしょうが、業務の効率化の部分に焦点を当てることが、ビジネスにおいて最大の課題ではないでしょうか。それでは今回は効率化の部分に焦点を当てて考えていきましょう。

こちらの記事と合わせて、「クラウド記帳代行で経理業務の効率化を図る」も合わせてご覧ください。今回のご紹介する企業と関係性のあるものとなっております。是非ご自身の企業に合うものを見つけて頂ければ幸いです。

業務の効率化を最大限にする【クラウド上で簡潔に完結する】

時間は有限である

業務を全て自分でこなすことに意義を感じている人も中には居らっしゃると思います。完璧主義の人に多い傾向ですが、なんでも自分一人で業務遂行してしまう人です。細かい部分にまで拘りを持っていると、どうしても人に任せてしまうとイメージが違ったり、変わってしまう恐れがある為です。

しかし良く考えてみて下さい。全ての人に共通している事ですが、時間は有限であり全ての人に共通しています。1日は24時間しかなく、1年は365日しかありません。

あなたが自身が、これは人生を費やしても悔いはないという時間の使い方であれば、何も問題は無く、とても有意義な人生の過ごし方でしょう。しかし、機械的な作業に対して大半の時間を費やしているのであれば、それは非常に問題です。

あなたでなくても出来ること、または人に任せても問題ないことは、その作業をどんどん人に任せていってしまうのが良いでしょう。あなたにしか出来ないことや、あなた自身の事にもっと時間を使うべきです。

いま費やしている時間のことで後悔する事の無いように、今からでも時間の有意義な使い方を心掛けていきましょう。簡素化できるものは簡素化し、こだわりのあるものに対しては納得がいくまで追求する。そんなイメージで時間の使い方を考えていきたいところです。

時間との対価を常に考える

人は労働の対価として、企業より「賃金」を頂きます。生活する上でお金は必要であり、なくてはならないものです。ほとんどの多くの人が、生活する上でお金が必要であり、稼ぐために労働して対価を得ています。

しかし、その労働に対しての対価が見合ってない場合も時にあります。私自身も若いとき、時給換算してみたところ、時給400円になってしまっている時がありました。日給が決まっていて、残業代が支払われずに長時間労働しているときでした。いま考えてみてもゾッとするほど安すぎる時給単価でした。

無我夢中であったり、忙しすぎる時ほど、そういうことを冷静に判断することを忘れがちです。常に対価を考えることで、本当に対価は見合っているのか、対価が安すぎることになってないか等、調べておく必要があります。

逆に高すぎる対価を支払っている企業もたまにありますが、そういう企業は長く続かない傾向にあるイメージです。明らかなキャパオーバーによる支払いは、会社の寿命を縮めてしまうことになります。常に自身の能力との対価を考えておく必要があります。高ければ良いという訳でもありませんので、しっかりと見極めていく必要があります。

何事もに期日を設定する

総務関係のお仕事をされている方達ならお判りでしょうが、事務には締め日までに間に合わせなければいけない業務です。31日締めや20日締め、15日締めなど、取引先企業に合わせて締め日までに業務を間に合わせなければいけません。

どうしても間に合わないときや、漏れなどがあった場合は翌月に回して調整したりすることもありますが、基本的には締め日までに間に合わせなければいけません。毎回合わなくて調整してしまったりしていると、企業の信用問題に発展してしまったりすることもあります。

基本的には1日の業務において、全ての人が業務内容が定められているのが殆どだと思われますが、もし定められていない場合は生産性がかなり落ち込んでいる事だと想像します。会社にとってもマイナスになってしまいますので、少しでも生産性を上げていくようにしましょう。

業務の効率化を最大限にするには

契約業務などを一括で請け負ってくれる企業があります。freeeサインという会社です。費用対効果として考えても、とても安い金額で依頼することが出来ます。企業評価も☆4以上と高い信頼性があります。ほとんどの事務的な仕事を委託することが出来ます。

freeeサイン

Light Plusプランで年間で24万円程、Pro/Pro Plusプランで年間60万円程です。年間でコストを考えても、月額1人分～2人分の給料分で済んでしまいます。そう考えると物凄くコストパフォーマンスが良いですね。実際にどこまで出来るのか気になるところですね。以下は対応出来る契約一覧です。

1. 一般的な契約（秘密保持契約書・業務委託契約書・請負契約書・顧問契約書・保守契約書）
2. 人事・労務（雇用契約書・労働条件通知書・試用契約書・就業条件明示書・身元保証契約書）
3. 営業（発注書・請求書・見積書・利用申込書・同意書）
4. 商取引（物品売買契約書・動産賃貸借契約書・取引基本契約書・営業許可契約書・代理店契約書・特約店契約書・フランチャイズ契約書）
5. 不動産売買・賃貸借（土地売買契約書・建物売買契約書・土地賃貸借契約書・建物賃貸借契約書・借地譲渡契約書・借地契約の更新契約書・駐車場使用契約書）
6. 金銭貸借・債権譲渡（金銭消費貸借契約書・金銭借用書・金銭信託契約書・債権譲渡契約書・債権譲渡通知書）
7. 会社運営・社内手続（株式譲渡契約書・新株予約権付与契約書・合併契約書・株式交換契約書・営業譲渡契約書・競業禁止に関する誓約書）

これだけの契約書関係に対応出来るのであれば、殆どと言っても過言ではありません。企業の効率化を図り、最適な方法でコストパフォーマンスや企業の信頼度を高めていけることでしょう。いま新たに事務員を考えられている方は、一度freeeサインの利用をしてから検討してみるのも良いとおもいます。