今回は、現在のトヨタで働く皆さんが当たり前のように1枚の紙にまとめる技術を構築した著書になります。
私は企画提案書を作成する際に、テーマや項目、注意事項、現状と対策、それによってどのような効果が得られたか、結果や報告など、纏めるポイントを要所要所に綴っていきます。そうすると、どうしても枚数が増えていきがちになり、結果的に枚数分を頭に入れながら考えていくことになります。
用紙が増えれば増えるほど内容を把握するのに時間が掛かり、それを読んだ人は理解するのにもまた時間を要します。
著書のいう紙1枚に纏めるという技術は、その紙1枚を見るだけで瞬時に大まかな内容を知り得ることが可能になります。
では紙1枚に纏めるにはどのようにしたら良いか
まずテーマに対して必要数分の副テーマを構築し、それぞれに内容を加えていく3階層構造で話が進められています。
その3階層構造を1枚に纏める為には、先にA4用紙やA3用紙のどの位置に配分するかを決め、その範囲内でうまく構成するように考えなければなりません。字体の大きさや段落数などの問題も出てくるでしょう。
ただ何よりも気を付けなければいけないことは、テーマをスタート地点とするならば、対策や結果、報告をするといったゴールを設けなければなりません。それがなければ何のための1枚かも成り立たなくなる恐れがあるからです。
本書では1枚に纏める為のアドバイスとして、以下の5つをテーマに盛り込むことが薦められています。
- 目的
- 現状
- 課題
- 対策
- スケジュール
また、作成に行き詰ったときには、この1枚は何の為にあるのかという疑問を自身に問いかけるのも大事なことだと記されてます。5W要素（いつ-When、どこで-Where、
WordではなくExcelを利用する
Wordでも出来なくはないですが、書式を構成する上ではExcelが圧倒的に素早くできます。図形やグラフを用いる場合も同様です。セルを上手に活用する事が作業効率のアップにも繋がります。
以前は私もWordを良く利用していましたが、バランス良く配置するのが難しかったり、全体の配分が難しくなったりします。その点Excelは全体を先に構成しやすいので非常に便利です。
機能がたくさんあり覚えるまでに時間を要しますが、色々と試しているうちに慣れてくるでしょう。まずはなにかテーマを見つけ、1枚に纏めることから始めてみてはいかがでしょうか。
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