皆さんはお得意先への契約にしても、従業員へ伝達する連絡事項にしても、どのようにしているのでしょうか。口約束などしていませんか？

口頭でのやり取りは、お互いに誤解を生みやすく認識のずれが生じてしまう事があります。少しでも書面化して相手に渡すようにするのが良いでしょう。

「そうは言っても、なかなかそんな時間は取れない」

「いちいち連絡のやり取りに書面化してられない」

「いつもの仕事を頼むだけだから、口頭でも問題はない」

そんな声がたくさん聞こえてきそうですが、では書面化するとどのようなメリットがあるのかを考えていきます。

 

書面化や電子化すると、どのような効果やメリットがあるか

なぜ書面化や電子化することが良いのでしょうか。書面化している場合としていない場合では、以下のような違いが生まれてきます。

 

○契約内容が適正であるか、お互いの認識にズレがないかを確認し明確化できる

まず片一方の意見ばかり優先されたり、気付けばどちらかが不利になる条件になっていたりという内容を回避しやすくなります。経営ですからお互いにイーブンな取引にはなりませんが、あまりにも市場価格からかけ離れている価格設定は、信頼関係を崩してしまう恐れがあります。

口頭でのやり取りをしているうちに、間違った伝達がされてしまう恐れがあります。書面に残すことにより、全員に同じ認識が伝わることになり、ご認識も避けられます。

○業務内容を明確化し、無理が掛かってないか、休憩時間等を含めて一日の流れを把握できる

業務内容が不透明な仕事は、非効率的であり、周りに与える影響もマイナスでしかありません。管理者が把握できない場合は、報告書を提出してもらうようにし、少しでも現状からプラスになるよう考えなければなりません。目的と目標を掲げて行動を起こすことにより、効率的にもなってくることでしょう。

また、無理な仕事を押しつけていたり、休憩時間も取れない現状が続いているような場合は、すぐに改善するようにしましょう。負のスパイラルから正のスパイラルへと切り替えることが肝心です。

○情報の共有化をし、誰もがそのマニュアル(標準化)に沿って対応できるようになる

社内規則にしても、従業員の管理や業務内容にしても、マニュアルが存在します。新しい案件にしても、共有化できる状態にしておけば、いざという時になっても安心できます。

専門的な分野を除き、担当者だけしか対応できない仕事はなるべく避けるようにし、業務の効率化も含めて共有化をするよう心掛けるようにしましょう。

○マニュアル(標準化)に問題がないか、または無駄がないか等、改善や進展させることができる

元々存在していたマニュアルに問題がある、効率的ではないと判断した場合は、改善案を出し見比べて判断できるようになります。ただ気を付けなければいけないのは、改善案が必ずしも正しいとは限らないので、検証を兼ねてからマニュアルの改善をするようにしましょう。

なにかを変更すると、逆にそれに付随してまた問題が発生する場合が良くあります。検証を重ねて実証してからマニュアルの変更を試みます。

○書面を元に、新たな案件や事案にも対応しやすくなる

新しい案件が舞い込んで来ても、様々なデータを元に対応しやすくなります。決定事項じゃなくても、いつ、どんな案件の話があったかをメモしておけば、それもまた重要なデータとなります。

金額で折り合いがつかなかったのか、工程で折り合いがつかなかったのかも含めメモしておくと良いでしょう。

○言い訳が効かなくなる半面、お互いの信頼や信用度が増す

言葉だけのやり取りですと、言った言わないの論争になることもあります。論争が悪化すると、信頼関係にも関わってくる事でしょう。

お互いの為、またそれに関わる人たちの為にも、スムーズに対応できるよう書面で渡す事が大事になります。

○第3者にも明確になり、周りへの認識の違いも避けやすくなる

周りの人達が見ても判断できるようになり、効率的にもなり、全体に一体感が生まれてきます。重要な資料は別として、関わる人たち全員が把握できる環境作りは大事です。

特に伝達事項ですが、誰かだけが知っている、担当者しか分からないという環境は、悪循環であり非効率になってきます。なにかある度に一々聞かないといけなくなり、非常に非効率になってきます。伝達なのですから、書面に残して他に人にも分かるように掲示しておきましょう。

○責任の行き場が明確になる

あやふやな方針のまま業務に取りかかっていると、なにかあったときに誰の責任か分からない事が多々出てきます。誰もが嫌な課題になりますので仕方がないのかも知れませんが、経営方針としては必ず明確化していかなければいけない項目の一つです。

責任ある立場を乗り越えてこそ信頼が生まれてくると、私は少なからず思ってます。問題が発生したときは誰かが責任を取らなければならず、その立場にある人は誰になるのかを判断する書面にもなってきます。

 

色々探せばもっとありますが、どれも大事なことであり欠かせないメリットばかりです。より信頼される会社作りを目指していらっしゃる方は、是非とも心掛けるようにしてください。